חמש עצות כאשר מחפשים תוכנה להנהלת חשבונות וניהול עסק PDF הדפסה דוא
דירוג משתמש: / 0
גרועהכי טוב 
טכנולוגיה - אחר
השיעור נכתב על ידי : דוד שמיר   
חמישי, 16 יולי 2020 12:55

עסקים רבים מוצאים עצמם מעט מבולבלים ברגע בו הם צריכים לבחור תוכנה להנהלת חשבונות וניהול עסק לעצמאים.

הרקע של כל עסק ושל כל עצמאי שונה, ישנם עוסקים פטורים, מורשים, חברות בע"מ, עמותות, עסקים חדשים, עסקים ותיקים, כאלה שעוברים מתוכנה אחרת וכאלה שלראשונה עוזבים את הפנקסים.

ריכזנו עבורכם את כל מה שכדאי לקחת בחשבון כך שתבחרו עבור העסק שלכם את הטוב ביותר.

איך לבחור תוכנה להנהלת חשבונות וניהול עסק

בעבר, המושג ניהול ספרים היה פשוטו כמשמעו, החזקת ניירת, קלסרים, מחברות ורישומים, אך לא עוד.

כיום, עסקים בכל הגדלים משתמשים בתוכנות אינטרנטיות להנהלת חשבונות וניהול עסק כדי לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות, יצירת דוחות, הפקת חשבוניות, ניהול מלאי ואפילו סליקת אשראי ישירות מתוך התוכנה.

תוכנה לניהול העסק ממזערת במידה רבה את פוטנציאל טעויות האנוש אשר יכולות לקרות מניהול חשבונות על ידי פנקסים וניירת ובלחיצת כפתור מאפשרת להגיע לכל המידע הקריטי של העסק.

אך ישנן לא מעט תוכנות להנהלת חשבונות וניהול עסק בשוק ולמצוא את האחת שתתאים לעסק שלכם יכול להיות מאתגר.

להלן חמישה טיפים שיעזרו לכם לבחור את התוכנה שתשרת את העסק שלכם בצורה הטובה ביותר.

1. בדקו מה הצרכים שלכם

ראשית, בדקו כיצד פועל העסק ביום יום ומה הצרכים שלכם.

כמה מסמכים אתם מפיקים בחודש? האם אתם מנהלים מלאי? האם יש לכם סוכנים שמסתובבים בשטח ומוציאים הצעות מחיר וחשבוניות מס?

כמה משתמשים צריכים גישה למערכת? האם אתם מעדיפים מערכת שיושבת על ענן שניתן לגשת אליה בכל מקום או תוכנת שולחן עבודה? האם אתם צריכים אפליקציה לנייד? האם אתם צריכים תוכנת הנהלת חשבונות כפולה? ועוד.

לאחר שביצעתם זאת, קחו את הרשימה שבידכם ועשו סינון ראשוני של התוכנות הקיימות בשוק והישארו רק עם אלה שיכולות לספק לכם את צרככם.

כעת, כאשר עומדות בפניכם מגוון אפשרויות מצומצמות, בדקו האם ישנה תוכנה ייעודית לנישה שלכם שיכולה לעזור לכם להתמקד בענף שלכם.

לדוגמה, תוכנת הנהלת חשבונות לעורכי דין או עסקים קטנים ובינוניים שלא תמיד זקוקים לתוכנה להנהלת חשבונות וניהול עסק דו-צידית, מסעדות שהמערכת משמשת עבורם כקופה רושמת עם הזמנות וכו'.

2. בדקו מהם הכישורים שלכם

לאחר שבדקתם את צרכי העסק שלכם, בדקו את הכישורים שלכם בתחום הנהלת החשבונות.

חשוב לקחת בחשבון כי למרות שתוכנות להנהלת חשבונות וניהול עסק מקלות באופן משמעותי על ניהול הספרים שלכם ושמירה על הסדר, הן עדיין דורשות מידה מסוימת של אוריינות פיננסית.

עליכם (או על העובד האחראי על הנושא) יהיה לתפעל את המערכת, להפיק דוחות ומסמכים, להזין הוצאות ופריטים ולנהל את מאגר הלקוחות.

לכן חשוב לוודא שהמערכת אותה אתם בוחרים תהיה ידידותית עבורכם, עם ממשק ניהול נוח ואינטואיטיבי ועם שירות לקוחות ותמיכה טכנית.

עם רוב התוכנות ניתן ליצור קשר באמצעות המייל אך ישנן תוכנות אשר נותנות גם מענה טלפוני במידה ותצטרכו תמיכה טכנית או שאלות על המערכת.

3. השוו מחירים

טווח המחירים של מערכת הנהלת חשבונות דיגיטלית משתנה בין חברה לחברה ונע בין תוכנות חינמיות לתוכנות במאות שקלים בשנה.

רבות מחברות התוכנה החשבונאיות הטובות ביותר מציעות תוכנת הנהלת חשבונות בענן כשירות ולא כרישיונות תוכנה ולכן גובים דמי מנוי חודשיים.

במידה ותשלמו מראש לשנה ולא על בסיס חודשי, לעתים קרובות תשלמו פחות. כמובן שעם פער המחירים מגיעים גם פערים ביכולות המערכת ובמה שהיא מאפשרת.

לרוב, תוכנה להנהלת חשבונות וניהול עסק חינם מגבילה את המשתמשים בה בכמות הפקת המסמכים, במספר האנשים שיכולים לתפעל אותה או בשימוש בשאר הפיצ'רים שלה.

תכניות יקרות יותר כוללות לרוב תכונות מתקדמות כמו מעקב אחר הוצאות ומכירות, סליקת אשראי, חיבור API, מעקב וביצוע פרויקטים, תזכורות אוטומטיות, יכולות דיווח מתקדמות, מעקב אחר מלאי והזמנת רכש ועוד.

חברות תוכנה חשבונאיות רבות מציעות אינטגרציות כדי להגדיל את יכולות התוכנה או לחבר אותה לתוכניות עסקיות אחרות, לעתים בתשלום נוסף.

לאחר שבחנתם את הצרכים שלכם ואת היכולות והכישורים שלכם שימו לב שמערכות רבות מציעות מגוון מסלולים המתאימים לכל סוג עסק.

בחרו בתוכנה שניתן לגדול איתה, שהעלויות משתנות בהתאם למסלול אותו בחרתם ותמיד ניתן לשדרג בקלות למסלול הבא.

4. גלו תכונות נוספות

אומנם הסיבה שאתם מחפשים תוכנת הנהלת חשבונות היא כדי לנהל את החשבונות שלכם כמובן, לבצע רישום תשלומים, להפיק חשבוניות וקבלות, לעקוב אחר ההוצאות ולייצר דוחות.

אך היא יכולה להיות הרבה מעבר לכך, תוכנות להנהלת חשבונות וניהול עסק יכולות לשדרג את העסק ולתת ערך מוסף שאולי לא חשבתם עליו.

ישנן תוכנות המאפשרות לעצב את המסמכים החשבונאיים, להוסיף לוגו ובכך לתת דגש נוסף על מיתוג העסק.

בחלקן ניתן להקים דפי מכירה ובכך להגדיל את המכירות אונליין, לסלוק אשראי, להעביר דרישות תשלום בווטצאפ ועוד.

הנה מספר פיצ'רים שכדאי לבחון האם קיימים בתוכנה שבחרתם:

ניהול משתמשים

בעזרת ניהול משתמשים תוכלו לאפשר גישה למשתמשים נוספים לשלוט בערכת כאשר באפשרותכם להגביל את הנתונים שהם יכולים לראות ואת הפעולות שבאפשרותם לבצע.

לדוגמה, ייתכן שתרצו להעניק לשותף העסקי או לרואה החשבון שלכם גישה מלאה, אך לעובדים רק גישה להשתמש במערכת כדי להפיק חשבוניות וקבלות ולא לראות דוחות.

ניהול חשבונות מרובים

אם בבעלותכם מספר עסקים, ייתכן שתרצו שתוכנת הנהלת החשבונות תתמוך בכולם או בחלקם תחת חשבון אחד.

כך לא תצטרכו סיסמאות וכניסות נפרדות ותוכל להפיק מסמכים מאותו חשבון לכל העסקים (כל אחד עם שם אחר ומיתוג אחר כמובן).

גישה לנייד

מרבית המערכות המובילות יושבות על ענן במטרה לאפשר לכם לגשת לחשבונכם בכל עת מכל מכשיר עם גישה לאינטרנט ובכך עוזרות לכם לנהל את העסק שלכם מרחוק, בין אם אתם בבית או בחופשה.

לחלקן יש אפליקציות סלולריות שיעזרו לכם לפקח על המידע ולבצע משימות תוך כדי תנועה.

יכולות האפליקציה לנייד משתנות, כך שאם ניידות ושליטה מרחוק זו תכונה חשובה עבורכם, תרצו להבטיח שיש לה את הפונקציונליות שאתם צריכים ושהממשק פשוט ונוח.

אוטומציות חוסכות זמן

מערכות שיש בהן אוטומציות יחסכו לכם זמן רב על פעולות שנעשות באופן קבוע.

לדוגמה, כאשר יש לכם לקוחות שמשלמים בכל חודש את אותו הסכום, תוכנות מסוימות יאפשרו לכם לבצע חיוב אוטומטי קבוע.

הצעות מחיר או חשבונית עסקה שבלחיצת כפתור ניתן להמיר לחשבונית מס קבלה או לבצע זיכוי מתוך מסמך שכבר נוצר.

שליחת מסמכים באופן אוטומטי ללקוחות ובתוכנות מסוימות אף ניתן לשלוח ללקוח דרישת תשלום עם לינק אשר באפשרותו לשלם דרכו ולאחר מכן באופן אוטומטי תופק חשבונית מס קבלה ותשלח ללקוח.

דוגמה נוספת היא שליחת דו"ח אוטומטי לרו"ח. ישנן תוכנות שניתן להגדיר שליחה אוטומטית לרואה חשבון אחת לחודש או דו חודשי לבחירתכם.

כל פעולה אשר תעשה באופן אוטומטי תחסוך לכם זמן וכידוע, זמן זה כסף.

התממשקויות

תוכנת חשבונאות טובה יכולה להקל על ניהול העסק שלכם על ידי התממשקות עם תוכניות ושירותים בהם אתם כבר משתמשים ושיתוף נתונים באופן אוטומטי בין מערכות בזמן אמת.

שילובים פופולריים כוללים מערכות קופה, סליקת אשראי, פייפל, ניהול מלאי מתקדם, חנויות אונליין, שיווק בדואר אלקטרוני, אתר אינטרנט ועוד.

5. עשו ניסיון וחפשו המלצות

אין ספק שהדרך הטובה ביותר היא לקבל המלצה על תוכנת הנהלת חשבונות ממישהו שאתם סומכים עליו.

לאחר שצמצמתם את האפשרויות שלכם לשתיים או שלוש אופציות מובילות בהתאם לצרכים והתקציב שלכם, זה הזמן לבדוק ולקרוא על כל אחת מהן, שאלו קולגות, קראו תגובות וביקורות ברשתות החברתיות והתייעצו עם רואה החשבון שלכם.

לאחר מכן, הירשמו לניסיון חינם שהתוכנה מאפשרת כדי שתוכלו לראות בעצמכם אם יש לה את התכונות הדרושות לכם.

האם היא קלה לשימוש וחוסכת לכם זמן, האם השירות לקוחות שלה והתמיכה הטכנית מאפשרת לכם להרגיש בטוחים אם וכאשר תתקלו בבעיה והאם היא מספקת את הצרכים שלכם כפי שחשבתם.

לסיכום

בשוק הישראלי ישנו היצע גדול יחסית של תוכנות להנהלת חשבונות וניהול עסק, אין ספק שהבחירה צריכה להיעשות בסבלנות ועם מחשבה לטווח הרחוק.

ראינו כי ישנם כמה פרמטרים שעליכם לבדוק לפני שתבחרו את התוכנה איתה תעבדו, הפרמטר הראשון הוא כמובן הצרכים שלכם. בדקו מה הציפיות שלכם מהמערכת ואיזו מהמערכות יכולה לעמוד בהן.

תדאגו שהמערכת תשלב בין היכולות המתקדמות שלה לבין היכולות הטכנולוגיים שלכם והכי חשוב שיהיה שירות לקוחות ותמיכה טכנית ברמה גבוהה.

קראו המלצות וביקורת על תוכנה להנהלת חשבונות וניהול עסק באינטרנט ובעיקר ברשתות החברתיות.

בחרו במסלול המתאים לעסק שלכם במצב שהוא נמצא בו כעת אך עם אפשרות לגדול ולעבור בקלות למסלול הבא כאשר העסק שלכם יצמח.



עוד מכותב זה
עוד מאמרים מכותב זה
אחר
אם הקמתם עסק דיגיטלי חדש במדינת ישראל עליכם להחליט כבר במעמד הרישום ופתיחת התיק במשרדי מס הכנסה ומע"מ האם ברצונכם להקים את העסק הדיגיטלי...
טכנולוגיה כללי
חשבוניות דיגיטליות ירוקות הפכו לאחרונה לנפוצות במיוחד בקרב עסקים וירטואליים רבים, לכן אין זה מפליא, שרוב החברות מעדיפות להשתמש בתוכנות...
טכנולוגיה כללי
אם הנכם בעלי עסק כדאי שתדעו שבעזרת תוכנת הנהלת חשבונות ניתן להפיק חשבוניות באינטרנט בקלות ובמהירות באמצעות רשת האינטרנט. הפקת חשבונית...
טכנולוגיה כללי
תוכנת הנהלת החשבונות באינטרנט הינה גם מערכת לניהול עסק המספקת את כל הפתרונות הדרושים לניהול כולל של העסק שלכם. באינטרנט היא מערכת לניהול...
מימון וכספים
העולם המקוון, האינטרנט והענן, מאפשר כיום לבצע מגוון של פעולות שבעבר היו לגמרי בלתי מתקבלות על הדעת. כל אחד יכול בקלות להזמין מוצרים מכל...
עוד בנושא
מאמרים קשורים
אחר משפטים
מידע על בעלי חשבונות בנק בישראל יועבר לרשות המס בחו"ל - הפתרון: נוהל גילוי מרצון אשר חל עד ליום ה- 31/12/2019 ד"ר איתמר כוכבי עורך...
טכנולוגיה כללי
תוכנת הנהלת החשבונות באינטרנט הינה גם מערכת לניהול עסק המספקת את כל הפתרונות הדרושים לניהול כולל של העסק שלכם. באינטרנט היא מערכת לניהול...
טכנולוגיה כללי
אם הנכם בעלי עסק כדאי שתדעו שבעזרת תוכנת הנהלת חשבונות ניתן להפיק חשבוניות באינטרנט בקלות ובמהירות באמצעות רשת האינטרנט. הפקת חשבונית...
מנעולים
בחירת מנעול מתאים לעסק בערים רעננה ורמת השרון. קיים עסק ברשותכם? מסתקרנים לרכוש ולבדוק בקשר לבחירת מנעול מתאים לחנות שברשותכם? הגעתם...
מימון וכספים
הבנקים מסרבים לתת לכם משכנתא? זה בדיוק הזמן להכניס מומחה לתמונה! שמי מרטין בוקסדורף והתפקיד שלי הוא להילחם בשבילכם מול הבנקים כדי להשיג...
מאמרים אחרונים
מאמרים אחרונים
בית ומשפחה
  היי אנחנו עושות שיחות וידאו אירוטיות ומצלמות חמות ומוכרות סרטונים פרטיים שלנו בוואצפ: מאיה 050-7291168 ליטל 055-3386259 דנה 055-3386275 ...
ראיית חשבון
גם בעלי עסקים ותיקים, שלא לדבר על פרילנסרים חדשים, מתבלבלים לעתים בין כל סוגי החשבוניות הקיימות, ובפרט בין חשבוניות מס לבין חשבוניות...
מחשבים
יודעים למה כדאי מאד שגם אתם תמצאו כבר עבודה מהבית ותפסיקו לחיות את החיים שלכם במסגרת מיושנת שלא מתאימה לעידן המודרני? פשוט כי אתם יכולים...
עסקים כללי
  התסכול המלחיץ להיות סגור מחוץ לבית טיפים לא להינעל מחוץ לדירה בין אם מדובר ברכב נעול וגם בדירה שננעלה ולא אפשרי לגשת לתוכה בכלל...
ייעוץ זוגי
ישנם שתי שיטות לשידוכים או להכרויות כשזה נוגע למציאת בן/בת זוג אצל דתיים, אז מהי השיטה המומלצת כשמעוניינים להכיר בן/בת זוג? אצל דתיים...
 

risom

התחברות לאתר






התחבר באמצעות:

STU2

מאמרים - כל הזכויות שמורות לפרסום אתרים באינטרנט מבית אקטיביטק בע"מ קידום אתרים