השינוי המשמעותי ביותר בעולם העסקים והחשבונאי בשנים האחרונות הינו המעבר לדיגיטל. חנויות ברשתות נפתחות בלי סוף ואף מחליפות את החנויות הפיזיות, ניתן להזמין סחורות ומוצרים מכל העולם, אין צורך לחכות לדוד מאמריקה בשביל נעלי הספורט שחלמתם עליהן וכמובן שאין סיבה לשלוח ללקוח חשבונית בדואר הרגיל המיושן.

המעבר למערכת חשבוניות באינטרנט מייעלת באופן משמעותי את התהליכים בעסק, חוסכת זמן, כסף ועל הדרך גם עוזרת לסביבה בעזרת חשבונית דיגיטלית.

אז מה היא בעצם חשבונית באינטרנט?

חשבונית באינטרנט (חשבונית דיגיטלית) היא למעשה מסמך חשבונאי ממוחשב שניתן להפיק בקלות באינטרנט. המסמך חתום דיגיטלית, כך שאין צורך להדפיס ולחתום עליו והחתימה אף נוצרת באופן אוטומטי ויוצרת העתק ייחודי שלא ניתן להעתיק או לזייף אותו.

חשוב לציין כי חשבוניות חתומות דיגיטלית המופקות בעזרת מערכת או שירות מקוון בהתאם להוראות החוק, מוכרות באופן מלא על-ידי רשות המסים. חשבוניות ומסמכים חשבונאיים דיגיטליים הם תחליף מלא למסמכים חשבונאיים ידניים כגון פנקסי חשבוניות וקבלות, כאשר הם מוסיפים יתרונות משמעותיים שלא קיימים במסמכים רגילים.

יתרונות בהפקת חשבוניות באינטרנט

פשוט, נוח וקל

ראשית והחשוב ביותר: זה קל ומתאים לכל אחד. לא צריך להיות איש מחשבים או חלק מדור האינסטגרם והיוטיוב. מילוי חשבונית באינטרנט מתאפשר בקלות מכל מכשיר, בין אם מהמחשב או מהסמרטפון, דרך אפליקציה או דרך האתר. זכרו, כל אחד יכול להפיק חשבונית דיגיטלית.

שליחת חשבוניות דיגיטלית בכל זמן ובכל מקום

אנחנו חיים בעידן חדש ומהיר בו גם צורת המכירה שלנו עברה שינוי. היום הרבה עסקים מנהלים עסק במקום אחד ומוכרים את המוצרים והשירותים שלהם ללקוחות הנמצאים במקום אחר. מערכות דיגיטליות להנפקת חשבוניות נועדו בדיוק בשביל זה בכך שהן מאפשרות לכם לשלוח באמצעות הדואר האלקטרוני ובווטסאפ את החשבוניות ללקוחות באופן מיידי. לא משנה היכן הם נמצאים או באיזה מכשיר הם משתמשים.

כך תחסכו לעצמכם את הטרחה בהעברה של החשבוניות בעצמכם או בהסתמכות אופטימית על דואר ישראל. אם יש לכם לקוחות עסקיים הם יעריכו עוד יותר קבלה של חשבוניות דיגיטליות משום שכך הם מקבלים מוקדם את הקבלות לשירותים שהם צורכים ויכולים מהר יותר להזדכות על ההוצאות שלהם.

מכיוון שהמערכת יושבת על ענן, תוכלו למעשה להנפיק חשבונית מכל מקום בלי צורך להיסחב עם פנקסי הקבלות שלכם אלא רק עם מכשיר הסמרטפון שלכם.

סדר בשבילכם זה סדר לרואה החשבון שלכם

הוצאת מסמכים חשבונאיים בצורה דיגיטלית תעשה לכם סדר בעסק. תוכלו לדעת בכל רגע נתון כמה הכנסות היו לכם בעסק, מי חייב לכם כסף, מה ההוצאות ומה הדו"ח לכל תקופה שתבחרו. רואה החשבון או יועץ המס שלכם יכול להיכנס לחשבונכם, לראות ולהוריד את כל המסמכים החשבונאיים שהפקתם, בלי שתצטרכו לשלוח לו אותם.

באפשרותכם לאפשר לו לקבל באופן אוטומטי את הדו"ח החודשי ישירות לאימייל, כך לא תצטרכו להגיע אליו בכל חודש ולהדפיס לו את כל הקבלות והחשבוניות. בנוסף ולא פחות חשוב, מסמכים דיגיטליים לא ניתן לאבד. המסמך לא יכול להישכח בתיבת הדואר של הלקוח או לא להגיע ליעדו בכל דרך יצירתית אחרת.

לא רק שהוא מגיע ישירות לתיבת האימייל של הלקוחות, ניתן גם לעקוב אחר הורדת המסמך, האם הלקוח קיבל, ראה ואף הוריד.

הפקת מסמכים בשפה זרה

השימוש במט"ח (מטבע חוץ) גדל מיום ליום. הכלכלה הגלובלית של ימינו, רכישת סחורות ואף מכירה ללקוחות שאינם שייכים למדינת ישראל מחייבת אותנו בשימוש במטבע חוץ. בעזרת מערכת להפקת חשבוניות באינטרנט אין צורך בשני פנקסים שונים להפקת חשבוניות באנגלית ובעברית, ניתן בלחיצת כפתור להגדיר את המסמך לשפה 'אנגלית' ובמקום חשבונית מס המערכת תפיק Invoice.

חיבור לשירותים אחרים כמו סליקה (חיוב בכרטיס אשראי)

מערכת הוצאת חשבוניות דיגיטליות מאפשרת חיבורים לשירותים מתקדמים. זה מוריד את כאבי הראש הכרוכים בפתיחת חשבון סולק בחברת האשראי וכל העלויות והלוגיסטיקה הנלוות שגורמות לבעלי עסקים לחשוב כי סליקת אשראי הינו דבר מורכב מידי.

שירות מתקדם נוסף הוא האפשרות ליצירת דפי תשלום (דפי מכירה). דפי תשלום הם דפים ברשתם בעזרתם תוכלו למכור מוצרים או שירותים קיימים בעסק באופן אוטומטי. הלקוח ממלא את פרטי האשראי בעצמו בעמוד וכל מכירה מייצרת במערכת קבלה ללקוח ושולחת אותו באופן מיידי.

כך תוכלו למעשה להגדיל את המכירות ללא צורך ביצירת שירותים או מוצרים אחרים, פשוט למכור כבר את מה שקיים ללקוחות חדשים באינטרנט.

נראות, שיווק ומיתוג

עסקים רבים עוברים היום לשירותים המאפשרים להם להנפיק מסמכים דיגיטלית לאחר שהבינו את היתרונות הגדולים והשימוש הפשוט במערכות הדיגיטליות לחשבוניות. נראות העסק שלכם מתבטאת גם בדרך בה אתם מתאימים את עצמכם לצורכי השוק. לקוחות מתרגלים לקבל מסמכים באופן מידי ולא לחכות מספר ימים (שלא נאמר שבועות) לקבלת חשבונית מס.

על החשבונית הדיגיטלית ניתן לשים את לוגו העסק ובכך היא הופכת לחלק בלתי נפרד מהמיתוג העסקי. ייתכן שאם היה מדובר במערכות יקרות, הייתה סיבה מוצדקת לשקול את שדרוג העסק לסביבה דיגיטלית.