הנהלת חשבונות באינטרנט היא גרסה חדשה יחסית של ניהול ספרים דיגיטלי שנהוג מזה כמעט 40 שנים (מתחילת שנות ה-80 למאה הקודמת).

הנהלת חשבונות היא חלק חיוני בכל עסק מצליח. היא משמשת לרישום ההכנסות הוצאות, והרווחים/ההפסדים הנגזרים מהם. הנהלת חשבונות מסודרת יכולה לתאר לך את מצב העסק במספרים מוחלטים ומדויקים ולא במילים. ניהול ספרים דיגיטלי היא תוצאה של התקדמות טכנולוגית המיחשוב יחסית החל משנות ה-80 של המאה שעברה. לפני כן היה נהוג לבצע הנהלת החשבונות בפנקסי נייר וספרי הנהלת חשבונות הכתובים בכתב יד

מערכות הנהלת חשבונות נחלקות לשני סוגים עיקריים:

תוכנה של הנהלת חשבונות המותקנת על מחשב מקומי.

תוכנה של הנהלת חשבונות באינטרנט (“הנהלת חשבונות בענן”)

שתיהן שיטות שהמכנה המשותף להן הוא היותן שיטות דיגיטליות וקיים ביניהן הבדל תהומי. במאמר זה נפרט מה הם היתרונות והחסרונות של שתי שיטות דיגיטליות אלה:

יתרונות תוכנה של הנהלת חשבונות באינטרנט

נגישות מכל מקום וכל מכשיר: ניתן להשתמש במערכות מבוססות ענן מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט.הנהלת חשבונות באינטרנט פירושה שבעלי עסקים נשארים מחוברים לנתוני הנהלת החשבונות שלהם בו זמנית כאשר גם עובדי העסק מחוברים וגם גורמים נוספים כגון נותני שירותים (כגון רואה החשבון של העסק) ויכולים אף לבצע פעולות שונות כגון הפקת חשבוניות אונליין, קבלות במקביל וללא הפרעה.

אבטחת מידע חזקה יותר: למרות הרושם הראשוני ההפוך, ולמרבה הפלא, הניסיון מראה שמערכות בענן נפגעות ונפרצות הרבה פחות מאשר מערכות המותקנות על מחשב אישי או שרת פנים עסקי. יש לכך גם הסבר הגיוני: לעסקים אין את כוח האדם המתאים על מנת לאבטח מערכת שלא הם בנו ואין להם את כוח האדם הפנוי על מנת להשגיח ולנטר ניסיונות פריצה למערכת בזמן אמת על מנת לחסום ניסיונות אלה מבעוד מועד.

שדרוגים מנוהלים על ידי ספק המערכת: מערכות הנהלת חשבונות באינטרנט משודרגות ומתעדכנות ישירות על ידי מי שמספק אותן, ללא מעורבות הלקוח/המשתמש.

עלויות התחלתיות מופחתות: אין צורך לשלם על רכישת רישיון שימוש יקר. משלמים דמי שימוש שנתיים/חודשיים נמוכים מאוד יחסית.

יש לך סקירה ברורה של המצב הפיננסי הנוכחי שלך, בזמן אמת.

קיומה של תוכנה של הנהלת חשבונות באינטרנט מבטל בעיות נפוצות הקשורות תוכנה של הנהלת חשבונות מסורתית. מסורתית כגון:

הנתונים במערכת אינם מתעדכנים אונליין

המערכת אינה מתעדכנת אונליין.

מערכת מותקנת מקומית בדרך כלל עובדת מצוין ברשת הפנימית של המשרד אבל כאשר מעוניינים גם בגישה למערכת מהבית ו/או מסניפים דרך האינטרנט יש צורך להיעזר בטכנולוגיות משלימות כגון VPN (חיבור מוצפן ומאובטח על גבי רשתות ציבוריות) ושרתי Terminal (שרתי שולחן עבודה מרוחק) וטכנולוגיות משלימות אלה הן מוקד נוסף של תקלות פוטנציאליות שמצריך תלות גוברת בתמיכת תשתיות תקשורת וחברות תמיכת IT.

רעיון נוסף הקשור לחשבונאות מקוונת הוא החשיבות של מערכת מקיפה. בקיצור, מה שעושה המערכת הזאת היא לייצר את החשבונות עבור סוחרים, שותפויות יחיד וחברות קטנות מוגבלות, אשר יומרו לקובץ iXBRL, המאפשר לרואה חשבון לצרף אותו למערכת הקיימת שלהם או, אכן, ל HMRC המוצע בחינם.

אתה לא צריך לשנות את תוכנה של המס הקיים שלך או להירשם לחבילת ייצור החשבונות שלהם.

סוג אחר של יתרונות:

חתימה דיגיטלית מובנית כדי לאפשר שליחת חשבוניות וקבלות בדואר אלקטרוני. סוג זה של מערכת מגיע עם יתרונות רבים כגון:

יתרונות

1. אתה מקבל תשלום מהר יותר.כי זה כל כך מהר וקל לחתום על מסמכים באינטרנט, אתה בטוח תראה חוזים באים מהר יותר.

2. זה משדרג את אבטחת המסמכים.כל חתימה מוגנת עם חותם טמפר אטום, אשר מתריע אם חלק כלשהו של המסמך השתנה לאחר החתימה

3 .אתה יכול לעקוב אחר המסמך בקלות. תוכנה של חתימה דיגיטלית מקלה על מעקב אחר המסמכים שלך במרכז השליטה המקוון שלך.

4. זה משפר את קשרי הלקוחות. עם תוכנה של חתימה דיגיטלית, הלקוחות שלך יכולים לחתום על חוזים מקוונים ללא צורך להוריד או להתקין משהו.

אחד מהדברים החשובים ועיקריים של התנהגות נאותה בחשבונאות היא לקבל חשבונית מס ברורה, מדויקת ומאוזנת. התנהגות נאותה ואחריות מציגים אותנו כמו אנשי עסקים ישרים. כמו כן, יש לנו רשומה ללא רבב עם רשות המס. ההתנהגויות הבאות חשובות לניהול חשבונות תקין, חשבונית מס ורשומה ישרה עם רשות מס:

א) יושרה: רואה חשבון מקצועי צריך להיות ישר ופתוח בכל היחסים המקצועיים והעסקיים.

ב) אובייקטיביות: רואה חשבון מקצועי לא צריך לאפשר דעות קדומות, ניגוד עניינים או השפעה מופרזת של אחרים כדי לעקוף שיפוט מקצועי או עסקי.

ג) התנהגות מקצועית: רואה חשבון מקצועי צריך לציית לחוקים ולתקנות הרלוונטיים, ולהימנע מכל פעולה שפוגעת באמינות המקצוע.

היתרונות של תוכנה של הנהלת חשבונות על חשבוניות נייר וניהול ספרים בכתיבה על נייר?

הכל נשמר בענן. מכיוון שהכל באינטרנט, המידע שלך או המסמכים שלך תמיד נגישים מכל מקום.

זה מאפשר לשלוח את החשבוניות שלך לדואר אלקטרוני שלך בקליק. עם תוכנה של חשבונית מקוונת, אתה יכול פשוט לאתר את הלקוח שלך מתוך התפריט הנפתח ואתה מוכן

אתה מקבל תשלום מהר יותר.

כל הנתונים שלך מאובטחים.