האפשרויות הרבות העומדות בפני עובדים כיום מביאות עובדים לא מעטים לפרוץ את מחסום השכירות ולעבוד באופן עצמאי. לעתים מדובר בעסקים צדדיים בחתימה נמוכה (כגון שיעורים פרטיים על ידי מלצר) ולעתים עסקינן בעסק של ממש בו (לדוגמה, עוסק מורשה כגון שף פרטי או עורך דין). כך או כך, השתלבותם של עובדים רבים בתור בעלי עסקים עצמאיים יוצרים צורך הנהלת חשבונות יעיל וזול.

כל עסק, החל מעסקים קטנים כגון עוסק פטור ועוסק מורשה, דרך חברות בע"מ וכלה בתאגידי ענק, זקוק להנהלת חשבונות מסודר. הנהלת חשבונות אמינה ויעילה חשובה לעסק, הן מבחינת ההתנהלות מול רשויות המס והן מבחינת מקסום רווחיו.

עד לאחרונה, היה באפשרותם של בעלי עסקים לנהל את חשבונותיהם בשתי דרכים בלבד – ניהול עצמאי של חשבונות העסק או קבלת סיוע מרואה חשבון מוסמך (או בעל מקצוע כגון מנהל חשבונות או יועץ מס). בשנים האחרונות התפתחה דרך נוספת להנהלת חשבונות אשר משלבת בין שתי הדרכים המסורתיות. יותר ויותר עסקים, ובעיקר עסקים קטנים כגון עוסקים פטורים, עוסקים מורשים וחברות קטנות, מנהלים כיום את חשבונותיהם באמצעות רשת האינטרנט.

מהו ניהול חשבון עצמאי?

הנהלת חשבונות עצמאית חוסכת אמנם את שכר טרחתו של רואה החשבון, אך עלולה לגרום להוצאות משמעותיות בשל חוסר ניסיון וידע. מרבית בעלי העסקים הפונים לשיטה זה הינם עוסקים פטורים ועוסקים מורשים. עובדים אלו - אשר עסקיהם הינם עסקים קטנים - חסרים על פי רוב את הידע הנדרש בכדי לנהל מערכות חשבונות יעילה.

הנהלת חשבונאות עצמאי נעשה כיום באמצעות תוכנות ממוחשבות ויישומים דיגיטליים באינטרנט. עם זאת, גם המדריכים המדויקים ביותר אינם משתווים להשכלתו של רואה חשבון מוסמך ובעל ניסיון. אי קבלת ייעוץ והכוונה עלול להיות בעוכריו של בעל העסק הזעיר ולפגוע בו מבחינה תדמיתית וכלכלית. במקרים בהם מדובר בעסק אשר כולל גם העסקה של עובדים, השיטה העצמאית אינה מתאימה בדרך כלל (שכן יש צורך להנפיק משכורת ולדאוג לעניינים פיננסיים מורכבים).

ניהול באמצעות משרד רואה חשבון

דרך נוספת לנהל את חשבונות העסק הינה באמצעות קבלת ייעוץ מרואה חשבון, יועץ מס או מנהל חשבונות. בעלי עסק הבוחרים בדרך זו ממציאים בפני רואה החשבון את שלל המסמכים אשר נאספו במהלך החודש והלה מסכם את הנתונים ומחשב את דרך ההתנהלות העתידית מול הרשויות ונתיבי ההשקעה המומלצים.

במידה ובעל העסק מעסיק תחתיו עובדים, תפקידו של המומחה הינו להנפיק את משכורת העובדים ולהקפיד על עמידה בכל תנאי החוק ודני המגן בעבודה.

היתרון הבולט בשיטה זו הינה הטלת האחריות על גורם מוסמך ומקצועי. החיסרון המשמעותי הינו כמובן עלות שכר טרחתו של רואה החשבון (בין 350 ל-1,000 שקל בחודש ואף יותר). כמו כן, בניגוד להנהלת חשבונות עצמאי, רואה חשבון או מומחה בתחום אינו נמצא זמין לטובתו של הלקוח בכל שעות היממה. כמו כן, אין אפשרות לפנות לרואה החשבון בשאלות ספונטניות או במועדים "בעייתיים". כמו כן, פגישה עם רואה החשבון נעשית לאחר תיאום מראש ודורשת אנרגיה ומשאבים מבעל העסק.

הנהלת חשבונות באינטרנט - שילוב בין שתי הגישות

הנהלת חשבונות באינטרנט מהווה למעשה שילוב של שתי הדרכים הללו ומאפשר לעוסק גם מענה זמין בכל עת, גם מדריכים מסודרים וגישה לתיק החשבונות בצורה נוחה ופשוטה, וגם תוכנות המאפשרות הזנה עצמאית ושליטה על ההוצאות וההכנסות של העסק.

כמו כן, על פי רוב מדובר במחיר נמוך יחסית מעלות שכר טרחתו של רואה חשבון. אתרי האינטרנט המתעסקים בתחום פועלים באופן זה שמספר רב של רואי חשבון הינם זמינים לטובת הלקוחות במסגרת פרטית ובמסגרת פורומים מיוחדים. כמו כן, התקשורת האינטרנטית מאפשרת לצדדים להיות זמינים באופן תמידי ומכל מקום בארץ ובעולם.

כיום, בעולם בו הגישה לאינטרנט מתאפשרת גם מהמכשירים הסלולריים, מדובר ביתרון משמעותי. על פי רוב, חברות המפעילות אתרי אינטרנט בתחום הנהלת החשבונות מאפשרות גם קביעת פגישה עם אחד מרואי החשבון המובילים באתר לצורך קבל ייעוץ אישי במשרד.