בתחומים רבים במשק מחפשים המעסיקים עובדי ועובדות משרד. תפקיד זה הנקרא כיום מנהל/ת אדמיניסטרציה או מנהל/ת משרד הינו לרוב תפקיד יחיד שמטרתו להיות יד ימינו של המנכ"ל, האחראי על הסדר, הארגון, הלו"ז והתפעול של המשרד.

אם בעבר תפקיד זה נקרא מזכירה ויצר את הרושם שמדובר בתפקיד פשוט שאינו כולל לרוב הרבה תחומי אחריות פרט למענה טלפוני, הרי כיום משהשתנה העולם, מי שמשמשים כמנהלי משרד הינם העוזרים האישיים של מנהלים בכירים ושל מקבלי ההחלטות הבכירים המתעסקים במהלך היום במגוון רחב ביותר של פעילויות ותחומים.

תפקיד זה הכולל לעיתים ריכוז והעברת דיווחים, סינון ותכנון לו"ז, מתן תזכורות על כל עניין בעל חשיבות, ביצוע משימות בהתראה קצרה, עבודה אדמיניסטרטיבית ועוד תחומי אחריות רבים ומשתנים, דורש עובדים אחראיים ואמינים עליהם יכולים בעלי תפקידים בכירים לסמוך בעיניים עצומות. לכן, בניגוד לעבר, מנהלים המחפשים עובד/ת מזכירות דואגים היום לפרסם גם רשימת כישורים ויכולות נדרשות ולעיתים אף השכלה או הכשרות נדרשות לשם מילוי התפקיד ועמידה בסטנדרטים ובציפיות של המעסיק.

מחזיקי ומחזיקות משרות אלה הינם עובדים אחראיים, מסורים ואין להקל ראש בעת גיוסם. חברת י וי פול מציעה מגוון רחב של עובדים ועובדות בעלי כישורים וניסיון המתאימים לתפקידים אלו. מועמדים ומועמדות אלה כבר מילאו בחלקם תפקידים דומים ומודעים לאחריות, לאמון ולזמינות הנדרשים מהם. מכיוון שמדובר בעבודה משרדית אשר לעיתים גם מאפשרת גמישות בשעות, תפקיד זה מתאים גם לסטודנטים, אימהות או אף עובדים מתחומים אחרים אשר החליטו לעשות הסבה מקצועית ממגוון שיקולים ולעבור לעבודה משרדית נוחה ורגועה יותר ומביאים עימם יכולות וכישורים שצברו גם בתפקידים ובתחומים אחרים.

לסיכום – תפקידי המזכירות כיום שונים לחלוטין ממה שהיו עד לפני מספר עשורים, הם בעלי אחריות רבה ודורשות יכולות ותחומי אחריות מגוונים, ובמקרים רבים גם הפנים של החברה שמולם מבוצע המפגש הראשון של כל מי שמגיע לחברה או פונה אליה. לכן, יש לייחס חשיבות רבה בעת גיוס עובדים אלה, לרכז מראש את הגדרות התפקיד ולוודא שהמועדים הנבחרים אכן בעלי הכישורים המתאימים ויוכלו לעמוד בציפיות.