תוכנה לניהול מידע בעסק – כך תעשו זאת נכון PDF הדפסה דוא
דירוג משתמש: / 0
גרועהכי טוב 
טכנולוגיה - טכנולוגיה כללי
השיעור נכתב על ידי : איציק שושנה   
חמישי, 18 אוגוסט 2011 12:13

כיום ידוע למנכלים ולבעלי עסקים רבים כי ניהול המידע בעסק אינו פחות חשוב מהעסק עצמו. למרות מודעות זאת, כאשר מדובר בניהול תקציב ובניהול הוצאות דברים עשויים ללכת לאיבוד ולהשתבש וכתוצאה מכך לפגוע בהמשך פעילותו התקינה של העסק. מדוע דבר זה קורה ואיך ניתן למנוע זאת? כל התשובות, בכתבה הבאה.

כיום ידוע למנכלים ולבעלי עסקים רבים כי ניהול המידע בעסק אינו פחות חשוב מהעסק עצמו. למרות מודעות זאת, כאשר מדובר בניהול תקציב ובניהול הוצאות דברים עשויים ללכת לאיבוד ולהשתבש וכתוצאה מכך לפגוע בהמשך פעילותו התקינה של העסק. מדוע דבר זה קורה ואיך ניתן למנוע זאת? כל התשובות, בכתבה הבאה.

ניהול מידע זהו שם הקוד כיום להצלחתו של עסק. כיום ידוע שכל עסק, ולו הקטן ביותר, צריך לנהל את כמות המידע הזורמת בו. ניהול מידע הוא ניהול אשר מגיע למעשה לכל המידע בעסק. ההגדרה כוללת גם ניהול תקציב ובקרת תקציב, המצריכים לא רק תיעוד, תיוק ויכולת שליפה מהירה של המידע, אלא גם ניהול נכון ומעמיק.

כלומר, שימוש במידע המצטבר לצורך לקבל החלטות מושכלות יותר, המבוססות על מידע קונקרטי הנמצא בידי הארגון: מידע על לקוחות, על פרויקטים, על ספקים, עובדים וכולי. כל אלה מתאפשרים באמצעות תוכנות שונות לניהול מידע בעסק.

האם כל תוכנה לניהול מידע בעסק מספיקה כדי להבטיח את אמיתות הנתונים? ומהו המשקל של המשתמש בהצלחת התהליך?

תוכנות שונות: תוכנה לניהול הוצאות ו-תוכנה לניהול תקציב

תוכנות רבות לניהול מידע קיימות כיום בשוק, וניתן לחלק אותן לשני סוגים עיקריים. סוג אחד הוא תוכנות המדף, תוכנות אלו מציעות תכונות שונות ורבות, אך ייתכן קושי במציאת התאמה מלאה שלהן אל העסק. הסוג השני הוא למעשה תוכנות הבנויות בהתאמה אישית אל צרכיו של העסק. לרוב יהיו אלה תוכנות יקרות יותר אך עם זאת יעילות הרבה יותר. תוכנת מדף תספק את צרכי הארגון לעיתים קרובות, אך לא תמיד.

יחד עם זאת, דווקא בנושא רגיש כל כך כמו ניהול תקציב או ניהול הוצאות, תוכנות רבות מציגות פערים גדולים מאוד בין תיאוריה למציאות. כלומר, בין מה שרואים על הנייר לבין מה שקורה בפועל. ארגונים רבים חווים זאת בצורה בולטת בדוח תזרים מזומנים, בו נדמה כאילו העסק צועד לעבר עתיד כלכלי טוב יותר, בעוד המציאות מראה אחרת. למה זה קורה ואיך ניתן למנוע זאת?

להצליח בפועל - לייצר בקרה

בזכות ניהול תקציב ובקרת תקציב נכונים נוכל לאתר בעיות באופן מהיר ביותר. הדבר חשוב משום שכך ניתן לעקוב אחר יעדיו של העסק ולוודא שהוא ממשיך בנתיב שנקבע לו מראש. אך גם אם העסק עומד יפה במשימה ומצליח ליצור תקציב מאוזן לשנה הבאה, עליו למלא משימה חשובה יותר: ליצור בקרה אשר מתריעה בפועל על פערים בין התוכנית שנקבעה לבין המציאות. כדי למלא משימה זאת, יש לבחור בתוכנה טובה לניהול מידע.

לפי מה לבחור תוכנה לניהול מידע?

תוכנה טובה לניהול תקציב צריכה לעמוד בשני קריטריונים עיקריים: האחד - עליה להיות נוחה לעבודה. הכנת תקציב מצריכה התעסקות עם מאות ולעיתים אלפי נתונים שונים ואם העבודה עם התוכנה אינה נוחה, קל מאוד ללכת לאיבוד או להתייאש ולוותר על כל העניין. תוכנה טובה תוביל את המשתמש בשביל הזהב שבין פירוט יתר ובין נתוני סיכום כלליים מדי שלא ניתן לגזור משימות אופרטיביות מהם וכדומה.

הדבר השני אותו יש לבדוק הוא האם התוכנה מצליחה לייצר בקרה תקציבית בחתכים רבים ושונים בהתאם לצרכי המנהל וצוותו. חתכים שונים יכולים להיות למשל דו"ח לקוחות, דו"ח מכירות כמותי, דו"ח מכירות כספי וכדומה.

תפקידה של התוכנה, זאת חשוב לזכור, הוא לספק בסיס של ידע עבור הכנת הדו"חות, אך מצד שני התוכנה אינה צריכה להיות מפורטת מדי, כדי לא להציף ידע עודף ומיותר את מקבלי ההחלטות, אשר יקשה על העבודה.

לסיכום, תוכנה טובה לניהול מידע תצליח להציג להנהלה התראות על פערים בתקציב בזמן אמת, ובנוסף לכך גם תצביע מהיכן נובע הפער. תוכנה כזו תאפשר להנהלה לשנות את פעולותיה על מנת לסגור את הפער ולייצר תיקון, והיא ללא ספק תוכנה שתתאים לעסקים שונים בכל גודל ומכל תחום.



עוד מכותב זה
עוד מאמרים מכותב זה
מחשבים
למרות שעסקים וארגונים רבים יודעים איך לנהל את הפרויקטים השגרתיים בצורה נכונה ויעילה, עדיין קיים קושי כאשר נכנס פרויקט או מכרז חדש וזמני...
עוד בנושא
מאמרים קשורים
אחר עסקים
כל עוד יום ההולדת נחגג לאורך שנת הלימודים, הרי שקל יותר להזמין חברים, לארגן חגיגה ולצפות לאחוזי הגעה גבוהים. עם זאת, בחופשת הקיץ הקשר עם...
אחר עסקים
כידוע, על מנת ליהנות מאספקה זמינה של מים חמים, עליכם לדאוג להתקנה של דוד חשמל או שמש. יהיו אלו שיאמרו כי כי התקנה של דוד חשמל בישראל היא...
עסקים כללי
חדרי הבריחה מעוצבים בתפאורות מושקעות, רמזים מאתגרים וחידות בדרגות קושי שונות. כל חדר בריחה מדורג ברמת קושי שונה, זאת על מנת להתאים אותו...
כללי1
בעוד ישנם חבר'ה צעירים שמחליטים להירשם ללימודים באוניברסיטה, גם ישנם אלו שבוחרים ללכת בנתיב האומנות עם לימודי משחק. המון פעמים, מדובר...
רוחניות + ומיסטיקה
  יש לנו אפליקציה להורוסקופ יומי שמתעדכנת מדי יום 1901-729-763 או שלחו וואצפ: 050-9163975 הורוסקופ יומי מאוזניים- זה הזמן לטפל בבריאות הורוסקופ...
מאמרים אחרונים
מאמרים אחרונים
מנעולים
  קצת חוששים ומפחדים מי שם עומד מעבר הדלת שלכם בבית? די לא נמאס עבורכם לבדוק "מי מעבר לדלת" ? הגיע הזמן לעבור לתחום המודרני יותר,...
דלתות
מפחדים או חוששים מי זה עומד מעבר הדלת שלכם? לא נמאס לכם קצת לברר ולשאול תמיד " מי שם מעבר לדלת" ? הגיע  כעת הזמן לעבור לתחום החדיש והמודרני...
עסקים כללי
בהדרגה אך באופן עקבי ניתן לראות מגמה בה מחליפי חום פלטות נכנסים יותר ויותר למפעלי תעשייה שונים, וזאת על חשבון "מחליפי חום מעטפת וצינורות"...
מנעולים
  צוותים בכירים של  שירותי נעילה מכבדות את עצמם ומקפידות בהגשת שירות מקצועי וטוב בשילוב מחיר טוב עבור כל שירותינו וכן בעבור...
מנעולים
חייבים בשירות בפורץ מנעולים באזור באר שבע? מעוניינים לפרוץ מנעול תקול? נעלמו לכם המפתחות? רצונכם עזרה מהירה בתחום המנעולים? מנעולנים...
 

risom

התחברות לאתר






התחבר באמצעות:

STU2

מאמרים - כל הזכויות שמורות לפרסום אתרים באינטרנט מבית אקטיביטק בע"מ קידום אתרים